Und höchste Zeit, sich Ihre Zeit besser einzuteilen. Mit einem strukturierten Plan meistern Sie jede Aufgabe, gleich, wie viel gerade los ist. Die aktuelle tip-Counterschulung gibt Ihnen ein paar Tipps für Ihr persönliches Zeitmanagement. Für einen effektiven und erfolgreichen Arbeitsalltag.

Tipps von der Expertin

Helga Steiner (STEINER Consulting) ist seit 1996 als selbstständige Vertriebsberaterin und Trainerin tätig und hat bereits unzählige Trainings für Reisevermittler geleitet.

www.steinerconsulting.at, helga.steinerNULL@steinerconsulting.at

Prioritäten setzen

Was ist wichtig? Was ist dringend? Stellen Sie diese Fragen, wenn Sie vor einem Berg an Arbeit sitzen. Machen Sie eine Liste der anstehenden Aktivitäten und teilen Sie folgendermaßen ein:

• A-Aufgaben (wichtig/dringend) erledigen Sie am besten sofort.
• Für B-Aufgaben (wichtig/nicht dringend) suchen Sie einen geeigneten Termin.
• C-Aufgaben (nicht wichtig/dringend) werden reduziert bzw. delegiert oder schlicht eliminiert.
• D-Aufgaben (weder wichtig noch dringend) – ab in den Müll damit.

Verwenden Sie dieses Schema künftig bei allen Aktivitäten. Vergessen Sie dabei nicht auf den jeweiligen Zeitaufwand der einzelnen Aktivitäten. Das erleichtert die Planung.

Der persönliche Plan

So planen Sie einen effizienten Arbeitstag:

• Setzen Sie sich am Vorabend hin und notieren Sie auf einer Liste: Was muss ich erledigen?
• Schätzen Sie den Zeitbedarf für Ihre Aufgaben ein. Wie lange brauche ich dafür? Wann (Vor-/Nachmittag) will ich das erledigen? Tipp: Verplanen Sie nicht mehr als 60% Ihrer Zeit und vergessen Sie nicht auf Pufferzeiten. Stimmen Sie sich eventuell mit der Kollegenschaft ab.
• Setzen Sie nun Prioritäten (siehe oben) – nicht mehr als drei A-Aufgaben pro Tag.

So setzen Sie den Plan um:

• Morgens überprüfen Sie den Plan und korrigieren ihn gegebenenfalls an aktuelle Erfordernisse. Dann heißt es: Ran an die Arbeit.
• Untertags nutzen Sie „freie“ Zeit, um B- bzw. C-Aufgaben zu erledigen.
• Abends kontrollieren Sie Ihren Plan (Erfolgskontrolle), übertragen eventuell Unerledigtes auf den Zeitplan Ihres nächsten Arbeitstages.

Wenn Sie so vorgehen, behalten Sie auch in stressigen Zeiten den Überblick und haben nicht das Gefühl, Sie könnten etwas Wichtiges vergessen. Und wenn Sie mit einer Aufgabe fertig sind, können Sie diese auf Ihrer Liste abhaken. Ein gutes Gefühl, oder?

Üben, üben, üben

Zeitmanagement muss geübt werden. Versuchen Sie die strukturierte Tagesplanung (siehe oben) in Ihre Arbeitsroutine zu integrieren. Sie werden sehen, innerhalb von drei Wochen haben Sie den Ablauf intus.

Standards schaffen

Sie sparen Zeit, wenn Sie für immer wiederkehrende Vorgänge und Abläufe Standards in Form von Checklisten oder Formblättern schaffen und diese niederschreiben. So wird künftig nichts vergessen, der Vorgang muss nur einmal gründlich durchdacht werden, Sie können Aufgaben leichter delegieren und selbst umfangreiche Arbeiten werden damit plötzlich übersichtlich. Checklisten eignen sich unter anderem für

• Besprechungen/Verhandlungen
• die Einschulung neuer Mitarbeiter
• die Vorbereitung von Kundenabenden/Road Shows/Veranstaltungen
• Kundengespräche/Reklamationen

Testen Sie Ihre Checklisten in der Praxis und adaptieren Sie sie, wenn nötig.

Wider den inneren Schweinehund

Wir kennen das alle – Aufgaben, die wir einfach nicht erledigen wollen. Aber müssen. Packen Sie das Problem an der Wurzel und identifizieren Sie die Gründe für Ihre „Aufschieberitis“, wie Helga Steiner es nennt. Fragen Sie sich, warum Sie die Aufgabe nicht erledigen wollen bzw. ob Sie überhaupt dafür zuständig sind oder Ihnen Informationen zur Erledigung fehlen. Wenn Sie das geklärt haben und die Aufgabe in Ihren Zuständigkeitsbereich fällt, zerlegen Sie die Tätigkeit in Teilaufgaben und setzen Sie sich Zwischenziele – das fördert Ihr Erfolgserlebnis. Machen Sie kurze Pausen und lassen Sie sich nicht unnötig Ablenken. Und schließlich: Belohnen Sie sich, wenn Sie die Aufgabe erledigt haben.